為什麼列了工作清單還是一團亂？這裡頭是有學問的...
一個古老又常見的方式：工作清單（to-do list）
經常幫助我們完成任務，但其中卻有些弔詭的地方，比如像是同時多工處理很多事，反而把自己變成大忙人；這是不正確的。
在我們列工作清單時，必須透過更有洞察力的安排，像是考慮每個工作項目的時間點、優先順序、前後連結等，以避免我們的工作超載，同時讓「時間—任務比率」（time-to-task ratio）達到最佳狀態。
一、過濾
坐下來，取出筆記本，寫下你下週必須要完成的事情，從小事到大事。如此一來，你才有個完整的工作地圖輪廓，讓你可以制定相應的計劃。
二、分類
把工作項目分類，依據它們的類型、地點、功能分類，以達到互相幫襯。舉例來說，如果你要處理你支出報告的收據，以及要寫封信給你的房仲，這兩個任務可以分派在同一組，因為它們都是要在電腦上作業。同理可證，在外出差事上，當你要去雜貨店買東西，就可以安排順道去它隔壁的銀行辦事。
三、定時
許多工作清單最後還是一團亂，問題都是出在時間安排。每項工作任務都應分派一小時的時間，這才是正確的，即使是像去超市買牛奶這樣的事項。這麼做的好處，是為了避免到最後當時間不夠用時，搞到在最後一分鐘瘋狂卯起來完成六件事情。所以，如果你只剩三小時，就只要安排三個工作任務就好，不可以作弊偷加！三小時是一個完美的工作時間總量，可以讓我們保持生產力而不會分心。
四、劃分
當你把所有工作主題分類後，接著在每個類別裡劃分出三個子類別工作，進行再劃分的目的，是因為這樣一來更容易管理。
五、分層
打開你的行事曆，確認哪個時段可以分別完成哪三大類主題工作，同時也在裡頭劃分出子任務，然後以三小時為一個單位，分派給每一組主題工作。
只要在正確的時間內，設定三大類要完成的工作任務，也可以設定時間提醒，以防止自己超時而時間不夠用。透過這些方法優化自己的工作清單，可以有效地管理時間，並且有意義的控制好工作量，不再因為工作拖延而感到混亂不安。
資料來源: http://www.businessweekly.com.tw/KIndepArticle.aspx?id=19600
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