ISO 認證申請︰專業顧問師 ISO Edison Blog

一位負責公司 ISO 9001︰2008 品質管理系統的承辦人員問到︰「公司使用電子化文管系統，是否可以節省時間，直接把舊版文件覆蓋檔名，而跳過廢止、重新發行的程序呢？」

領導力企管回答︰不行。根據 ISO 9001 條文 4.2.3，為確保在使用場所備妥適用文件之相關版本，及防止失效文件被誤用，且若此等文件為任何目的而保留時，應予以適當的鑑別。

從上述條文來看，舊版名稱文件就必須廢止，並核發正確名稱的文件。這是 ISO 9001 條文為了確保現行引用的文件是正確無誤；即便只是文件名稱的不同而已，也必須廢除。

我們都了解早期公司行號文件大多用紙本發行、抽換以及回收程序。因此文件編號與文件名稱直到整份文件廢止前都不能修改，目的是讓文件一致性，並且防範版本混亂而誤用，即便該文件名稱只有增/減一個字，仍需廢止再重新制定發行。

然而，如今許多公司將文件管制導入電子系統，所發佈的文件皆是最新版本，舊版本在系統上是不會出現。目前最常遇到的問題就是電子系統已無法瀏覽舊版本文件，若僅只是稍改文件名稱而內容100%都一樣，也不可以直接蓋掉檔名。必須廢止後再重新發行。

而在實務運作上，在舊文件廢止之前，可以先將系統內及使用文件先以舊名稱去執行和管制。待後續如有需修訂內文，在執行制修廢的動作。