透過管理系統渡過景氣衰退
百年難得一見的金融風暴似海嘯瞬時衝擊所有的產業，產生窒息性的需求緊縮，也使得許多產業紛紛尋求自保之道。多數的公司因為無法開源，所以就從”節流”開始著手，然而，各項的節流方法仍是要顧及公司的體質，以便景氣機會一來，可以即時恢復戰力，與同業競逐下一個機會。
多數管理者對管理系統的認識多僅在於制式規定的遵守，形式上的符合， 以及消極性的應付，其實，管理系統的概念就如同公司的體質，可以也應該要視經營環境的變化以及經營環境所處的風險，作必要的調整，以因應現實狀況之所需。
本文試就管理系統的觀點，探討在景氣衰退之際，如何善用管理系統以合理化管理過程以及精簡化管理活動，同時也澄清一些既有對管理系統要求的不當觀念，讓管理系統可以真正有利於公司管理體質。
本文將以ISO 9001:2008章節為架構進行探討，其它與ISO 14001及OHSAS18001相關的部份，也會在相關的章節中同時探討。
本文所提供的見解不盡然適用於所有的產業及公司行號，利用之前仍應視各公司的個別狀況及經營環境的動態，謹慎評估。 .
5.4 角色，職掌，權限
1. 重新進行人力盤點
因應公司流程的精簡化及生產模式(改成BTO)的改變，以及訂單需求的減少，應由各部門重新進行人力需求評估，並對未來所需要的專業項目及數量進行盤點。之後進行必要的人力資源調度，當然，此時必要會遇到一些管理上的阻礙及員工心理上的抗拒。
2. 重新審視員工工作職掌，找出低附加價值的員工
當景氣好業務煩忙時，不管是能力高者或是能力較低者都是忙不過來;當景氣不好時，剛好就有機會可以審視員工的工作職掌負荷是否合理? 工作績效是否可以衡量(measurable)?貢獻是否與其酬勞相對稱? 是否可以有更高的附加價值? 如何提昇員工素質及附加價值?先別急著裁員!!
3. 重新檢討短期聘僱合約的管理
6.2 能力， 訓練及認知
透過訓練提高員工素質
多數的公司會在此時透過調休，減少工作時間，或是無薪休假；如果可以利用此時安排過去因為趕工而來不及進行的訓練課程，可以提高員工的能力，增加員工的職能，以便在景氣來臨時可以有更多的”產值”。
6.3 基礎設施管理
重新檢討設備保養的頻率
很多公司的設備保養頻率，多依照廠商的建議，一成不變; 此時， 如果檢視設備履歷記錄，也許會發現有些設備的可靠度很高，因此也就可以將保養頻率拉長，如果由半年延長為一年(12個月)，維修成本可以降低50%，即使是延長為9個月，也可以降低33%。
6.4 作業環境管理
空調電費為主要的成本
不只是在景氣不好的時候，公司應該養成習慣定期審視用電費用的合理性，有些潔淨室因為設備及待製品堆砌在潔淨室中，長期就會造成進排氣開口面積變小而產生通風不平衡，因而耗費更多的空氣壓縮機的動力。
定期整理整頓(5S)確保潔淨室地板的淨空是最好的方法。
7.3 設計及開發
1. 設計開發流程的再合理化
設計開發是企業競爭利器但也是高風險的活動;“時間就是金錢”永遠是不變的定律。特別是在不景氣的時候，更應該要提高設計開發的績效指標。哪些是應該要注重的指標?設計開發的進度達成率; 設計開發的成功率; 產品毛利率等皆是管理者應密切監控的指標;惟有透過流程的合理化，才可以不斷提高前述的績效。
有些公司利用同步開發的流程專案管理(恕不在此探討)手法來增加績效，對於沒有希望的開發案也要斷然採取措施，不可以放任或是優柔寡斷。
2. 既有產品的優化
投資全新產品的開發具有一定的風險; 但是持續”優化”已經在市場上有一定市佔率的既有產品則可以有下列的好處:
(1)尋求替代的原料零件， 增加該產品的毛利
(2)對既有產品進行昇級改版，強化市場領先的條件
(3)開發周邊應用產品，再次由忠心客戶賺取更多的營業額
(記住: 開發新客戶的成本是維持既有客戶的七倍!!)
7.5 產品實現過程
1. 重新檢視ERP/MRP系統的設定參數
....ERP/MRP系統的參數並不是一成不變的; 特別是供應鏈的交貨前置時間(lead time)及生產/需求預測的參數(forecast parameters)等因素會因為整個供應鏈環境改變而需要重新檢視; 其中還包含公司原先設定在ERP/MRP系統中的控制參數目標，例如庫存周轉率，安全庫存設定，呆滯品期限等參數，也應趁此機會重新檢查，以反應現在的狀況。
2. 生產計劃排程避免批次生產的浪費
不少公司因為生產線的特性，因應訂單量變化而採用停產，批次生產，及訂單生產(build to order，BTO)的模式，雖然可以節省連續生產的過量生產浪費，但是也要考慮到批次生產的可能耗損: 諸如:
(1)每批量生產前後的試產材料耗損;
(2)每批量生產前後的試產不良品耗損;
(3)設備待機預熱耗損;
(4)人力準備時間耗損;....
(5)設備產能切換耗損;
(6)模具(光罩)更換耗損，
(7)後段產品加工的等待耗損，
(8)包裝及運輸(不能排成一趟車，不成批次)的耗損。
因此，更要有技巧性的生產計劃排程(如合併訂單排程)，以免因為少量多批生產而讓損 耗把毛利吃光了。
過去一些公司採用”少量多樣”的接單模式及生產計劃能力，現在看起來將會具有更多的”競爭力”。
7.6 監督及量測設備的管理
重新檢討監督量測設備的校正頻率
校正是很貴的管理成本;很多公司的校正頻率，多依照”祖傳幾代”的既定計劃，一成不變;此時，如果檢視設備校正的履歷記錄，會發現一些設備的量測變異度不高，非常穩定;因此也就可以將原訂的校正頻率拉長，如果由半年延長為一年(12個月)，維修成本可以降低50%，即使是延長為9個月，也可以降低33%。
不要忘了，用在環保及安全衛生的監督量測設備的校正，也應該要同時檢討。
8.2.1 顧客滿意
強化顧客滿意，提高客戶維持率(retention rate)
強化顧客滿意的方法有很多種，降價不見得是唯一的一種方法。提高顧客滿意的第一個步驟就是”傾聽客戶需求”。要先了解客戶的需要，才能提供超乎顧客期望的回應;往往客戶抱怨的背後有其潛在之目的。
文‧英商勞氏檢驗(股)有限公司台灣分公司總經理 黃國寶先生
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